Horlings & Eerbeek -

Westerkwartier start met Aeolus Front
In navolging van een aantal andere gemeenten in de regio Noord is ook het Westerkwartier (gemeente Marum, Leek, Grootegast en Zuidhorn) van start gegaan met Aeolus Front.
In het Westerkwartier is ervoor gekozen om de uitvoering van de nieuwe taken en verantwoordelijkheden op het gebied van Jeugd onder te brengen bij het Centrum voor Jeugd en Gezin Westerkwartier.
Iedere gemeente beschikt over  locatie van het CJG per gemeente (in totaal 4 locaties).
Alle locaties maken gezamenlijk gebruik van het regiesysteem Aeolus Front van Horlings & Eerbeek Automatisering.

Bijzondere situatie
Vanwege het feit dat een aantal personen voor twee of meer gemeenten werkzaam kan zijn en tijdens bereikbaarheidsdiensten casuïstiek vanuit alle 4 de gemeenten moet kunnen behandelen, heeft Horlings & Eerbeek een aanpassing gemaakt aan de database- en rechtenstructuur van Aeolus Front.

Vanuit Aeolus Front kunnen zij meldingen toebedelen aan de 4 afzonderlijke basisteams en tevens de wachtlijsten monitoren. Bij een (te) lange wachtlijst in het ene basisteam kan een melding worden toebedeeld aan een ander basisteam waardoor burgers tijdig worden geholpen bij hun zorgvraag.

Informatie koppeling aan de Back Office
Horlings & Eerbeek realiseert een gegevenskoppeling tussen Aeolus Front en de 4 Back Office applicaties van de betreffende gemeenten. Deze koppeling is bijzonder omdat alle noodzakelijke informatie één op één wordt overgenomen in de diverse Back Office applicaties. De Front –> Backkoppeling kan eenvoudig worden gerealiseerd omdat alle gemeenten ook gebruik maken van de Back office applicaties van Horlings & Eerbeek; Aeolus Back. Tevens is een koppeling vanuit Back naar Front gerealiseerd zodat inzichtelijk is welke maatwerkvoorzieningen reeds aan de burgers is verstrekt.

Reactie Horlings & Eerbeek
Dit project was een ongelooflijk leuke uitdaging! Voorafgaand aan de implementatie was een aantal bijeenkomsten over structuur, (werk) processen en communicatiestromen onontbeerlijk. Vanwege de omvang van de diverse groepen en het feit dat er wordt gewerkt met een netwerk organisatie binnen het CJG moest goed worden geanalyseerd op welke wijze het meest efficiënt gewerkt kon worden, dit resulteerde in een aanpassing aan Aeolus Front. Met deze aanpassingen zijn wij er zeker van dat wij de applicatie optimaal hebben afgestemd aan de werkwijze van het Westerkwartier!

Reactie Westerkwartier
Eind 2014 kwam er vanuit het CJG een dringende roep om een systeem dat de processen binnen het CJG kon ondersteunen. Het belangrijkste vraag was eigenlijk om een systeem dat ervoor kon zorgen dat contacten met burgers op eenvoudige wijze kunnen worden vastgelegd en worden gedeeld met alle CJG collega’s die deze informatie nodig hebben rekening houdend met de privacy wetgeving natuurlijk. Een bijkomend voordeel is dat de CJG medewerkers nu met het systeem met een druk op de knop de informatie bij de backoffice medewerkers van de gemeente kunnen laten belanden. Hierdoor is er minder kans op fouten en wordt er efficiënter gewerkt.